從約好第一次到臨時改期，澄意怎麼把預約安排清楚｜澄意物理治療所 × OmceanBooking

治療師還在看診，櫃台接起一通想約初診的電話，LINE 上也有人問能不能改到週六。兩邊都在等回覆，櫃台得先知道治療師什麼時間有空，以及原本的預約改好了沒有。

澄意物理治療所用 OmceanBooking 管理這些安排。從接到第一次詢問，到來訪者臨時要改時間，櫃台有地方查班表、預約和付款紀錄，也能把確認好的時間透過 LINE 或 App 提醒來訪者。

一對一預約自訂服務時長，第一次來也可以快速確認預約時間

「週四下班後可以嗎？我大概六點半才到得了。」櫃台接到這種詢問，要先確認當天是哪位同事值班，再看六點半之後有沒有一段完整的時間。如果第一次到訪需要多留時間報到和說明，行事曆上就算有空，也可能只排得下時間較短的服務。

澄意串接 Google 日曆，把適用的預約和原有行程放在一起查看，再用一對一預約設定每項服務需要多久、開放哪些時間。櫃台接到電話時，可以依對方的需求查可約時間。如果週四只剩一段較短的空檔，就能在同一通電話裡提供其他合適的時間，省去掛電話後再查班表、打回去確認的來回。來訪者若想在離開前順便約下次，櫃台也可以當面查時間。

到訪前先交代付款和改期，報到時接班同事查得到

有人約好後才想到要問費用，也有人想知道下班若趕不上，該怎麼聯絡。澄意使用服務條款和線上付款，可以在預約時先把付款方式、取消或改期的做法交代清楚。同一項服務即使由不同同事接待，大家也能參照同一份說明。

例如，早班協助安排預約，來訪者稍後才在線上完成付款，報到時已經換成晚班。晚班可以直接查付款紀錄，就知道這筆是否已完成付款，不需要翻紀錄或再找早班同事確認。澄意也開啟了 LINE 預約提醒與 App 通知。像是上週就約好的到訪，收到提醒的人可以再確認時間，臨時有變動也能儘早修改預約時間，避免預約時間到了才發現忘記改期。

改期後更新預約，接班同事知道空出的時間怎麼接

假設有人上午打電話，把週四傍晚改到週六。櫃台確認週六有空後，就在系統更新原預約。下午換班時，如果又有人來問週四傍晚，接班同事查同一份排程，就知道原本的時間已經空出。若改期的人再打來確認，也能直接回覆現在約的是週六。

如果週四原本已約滿，有人早就問過「傍晚有空可以通知我嗎？」，澄意開啟的候補功能可即時通知預約時間名額空出。櫃台能先查看候補名單，再依設定處理空出的時間，讓每一個時段都得到有效的安排。

物理治療所預約系統常見問題

初診和後續預約可以設定不同時長嗎？

可以。OmceanBooking 的一對一預約可依服務設定時長與可約時段。初診如果要多留報到與說明時間，就能單獨設定，櫃台查班表時也能確認哪個空檔排得下。

病人從電話或 LINE 改期，櫃台怎麼交接？

確認新時段後，就在系統更新原預約。接班同事查排程，就能確認新的預約時間以及原時段是否空出。若該類型有開啟候補，還可以查看是否有人正在等待釋出的時段。

線上預約物理治療，一定要下載 App 嗎？

可直接從院所提供的網頁預約連結操作。若想收到 App 推播，再下載 App、登入並開啟通知。LINE 提醒則依院所設定與帳號綁定情況提供。

多位治療師共用治療室，預約時能一起確認嗎？

可以評估用設備管理把治療室或設備設為預約資源，安排時一起查人員和空間是否可用。若院所想在初診前先收集必要的聯絡及報到資訊，也可評估使用預約表單。

想把治療師班表、預約和付款進度管在一起？

如果櫃台每次排一筆預約都要查班表、翻 LINE，還要另外問同事有沒有收款，可以開始嘗試用預約系統管理預約資訊。從服務時長、治療師可約時段到付款及改期流程，一起看看 OmceanBooking 可以怎麼設定。

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